Software zur Einhaltung von KI-Vorschriften: So verwalten Sie KI-Governance und regulatorische Konformität

KI wird zunehmend zu einem festen Bestandteil des täglichen Geschäftsbetriebs. Unternehmen setzen KI für Kundenservice, Recruiting, Betrugserkennung, Marketing, Softwareentwicklung, Analysen, Entscheidungsunterstützung und Produktfunktionen ein.

Mit der zunehmenden Anzahl von KI-Systemen wird es schwieriger, deren Compliance über Tabellenkalkulationen, getrennte Dokumente und manuelle Prüfungen zu verwalten.

Hier kommt KI-Compliance-Software ins Spiel.

KI-Compliance-Software unterstützt Organisationen dabei, KI-Systeme zu identifizieren, ihre regulatorische Einordnung zu bewerten, geltende Anforderungen zuzuordnen, Dokumentationen zu verwalten, Nachweise zu organisieren und Compliance-Aktivitäten über einen strukturierten Workflow zu überwachen.

Für Organisationen, die in Europa tätig sind, ist dies besonders relevant, da die EU-KI-Verordnung unterschiedliche Pflichten abhängig vom KI-System, seiner Zweckbestimmung, der Rolle der Organisation und der jeweils relevanten regulatorischen Kategorie vorsieht.

Das Ziel besteht nicht nur darin, Compliance-Dokumente zu speichern. Ein geeignetes System sollte das KI-System mit seiner Risikobewertung, seinen Pflichten, Verantwortlichen, Kontrollen, Dokumentationen, Nachweisen und laufenden Prüfungen verbinden.

Was ist KI-Compliance-Software?

KI-Compliance-Software ist Software, die Organisationen dabei unterstützt, Governance, Risiken, Dokumentation und regulatorische Anforderungen im Zusammenhang mit ihren KI-Systemen zu verwalten.

Anstatt separate Tabellen für KI-Inventare, Risikobewertungen, Compliance-Checklisten und Nachweise zu führen, bringt eine KI-Compliance-Plattform diese Aktivitäten in einem verbundenen Workflow zusammen.

Je nach Software können dazu gehören:

• Inventarisierung und Erfassung von KI-Systemen
• Risikoklassifizierung
• Zuordnung regulatorischer Pflichten
• KI-Governance-Workflows
• Dokumentenverwaltung
• Nachweiserfassung
• Compliance-Monitoring
• Audit-Vorbereitung
• KI-Risikobewertungen
• Verwaltung von Richtlinien und Kontrollen
• Verfolgung regulatorischer Änderungen

Die konkreten Funktionen unterscheiden sich je nach Lösung.

Einige Compliance-Plattformen konzentrieren sich hauptsächlich auf allgemeine GRC-Prozesse, Sicherheitsstandards oder Datenschutz. Andere sind speziell auf KI-Governance und Vorschriften wie die EU-KI-Verordnung ausgerichtet.

Dieser Unterschied ist bei der Bewertung eines KI-Compliance-Tools relevant.

Warum benötigen Unternehmen KI-Compliance-Software?

Mit der zunehmenden Verbreitung von KI in verschiedenen Abteilungen wird KI-Governance komplexer.

Ein Unternehmen kennt möglicherweise die von seinem Entwicklungsteam entwickelten KI-Systeme, hat aber nur begrenzte Transparenz über KI-Tools von Drittanbietern, die von HR, Marketing, Vertrieb, Kundenservice oder operativen Teams eingesetzt werden.

Auch die Informationen selbst können fragmentiert sein.

Ein Team kann ein KI-Inventar führen. Ein anderes führt Risikobewertungen durch. Die Rechtsabteilung verwaltet regulatorische Auslegungen. Das Sicherheitsteam führt Testaufzeichnungen, während Produktteams technische Dokumentationen an anderer Stelle speichern.

Dies führt zu mehreren operativen Problemen.

Begrenzte Transparenz

Sie können KI-Compliance nicht effektiv verwalten, wenn Sie nicht wissen, welche KI-Systeme eingesetzt werden.

Ein KI-Inventar schafft eine Ausgangsbasis, um den Bestand an KI-Systemen einer Organisation zu verstehen.

Manuelle Compliance-Arbeit

vTeams often spend significant time collecting information, updating spreadsheets, checking requirements, preparing documents, and gathering evidence.

Automatisierung kann repetitive Aufgaben reduzieren und für einen konsistenteren Prozess sorgen.

Veränderliche KI-Systeme

KI-Systeme bleiben nicht unverändert.

Ein Modell kann sich ändern. Ein Anbieter kann seine zugrunde liegende Technologie aktualisieren. Eine neue Funktion kann die Zweckbestimmung verändern. Ein System kann vom internen Test in einen kundenorientierten Einsatz übergehen.

Jede Änderung kann eine erneute Compliance-Prüfung erforderlich machen.

Getrennte Nachweise

Eine ausgefüllte Checkliste bedeutet nicht zwangsläufig, dass eine Organisation problemlos nachvollziehen kann, wie eine Entscheidung getroffen wurde.

Ein belastbarerer Prozess verbindet Anforderungen mit Verantwortlichen, Kontrollen, Dokumentationen, Genehmigungen und unterstützenden Nachweisen.

Was verwaltet KI-Compliance-Software tatsächlich?

Eine geeignete KI-Compliance-Plattform sollte den operativen Lebenszyklus eines KI-Systems unterstützen.

Ein praktischer Workflow kann wie folgt aussehen:

Erfassen → Bewerten → Klassifizieren → Zuordnen → Dokumentieren → Umsetzen → Nachweise erfassen → Überwachen → Überprüfen

Dies ist ein operativer Ansatz und kein durch eine bestimmte Verordnung vorgeschriebener Lebenszyklus.

1. KI-Inventar und Erfassung

Der erste Schritt besteht darin, zu wissen, welche KI-Systeme vorhanden sind.

Ein KI-Inventar kann folgende Angaben enthalten:

• Name des KI-Systems
• Zweckbestimmung
• Fachlich verantwortliche Person
• Technisch verantwortliche Person
• Anbieter
• Einsatzumgebung
• Nutzer
• Verarbeitete Daten
• Regulatorische Rolle
• Risikoklassifizierung
• Anwendbare Anforderungen
• Dokumentationsstatus
• Prüfdatum

Das Inventar sollte sowohl intern entwickelte Systeme als auch relevante KI-Dienste von Drittanbietern umfassen.

Für größere Organisationen können automatisierte Erfassung und Integrationen dazu beitragen, diesen Prozess besser zu verwalten.

2. KI-Risikoklassifizierung

Nicht jedes KI-System führt zu derselben regulatorischen Einstufung.

Ein KI-Compliance-Tool sollte Teams dabei unterstützen, die Eigenschaften des Systems, seine Zweckbestimmung, den Einsatzkontext und die anwendbaren regulatorischen Kategorien zu bewerten.

Für Organisationen, die mit der EU-KI-Verordnung arbeiten, kann die Risikoklassifizierung bestimmen, welche Pflichten einer weiteren Prüfung bedürfen.

Eine Klassifizierung sollte außerdem erläutern, warum eine bestimmte Schlussfolgerung getroffen wurde.

Dadurch entsteht eine nachvollziehbare Verbindung zwischen dem KI-System und den daraus folgenden Compliance-Anforderungen.

3. Zuordnung regulatorischer Pflichten

Eine Risikoklassifizierung ist nur dann sinnvoll, wenn daraus konkrete Maßnahmen entstehen.

Sobald die regulatorische Einordnung festgestellt wurde, müssen Teams die geltenden Anforderungen identifizieren.

Ein KI-Compliance-System kann Anforderungen mit folgenden Bereichen verbinden:

• KI-Systemen
• verantwortlichen Teams
• Fristen
• Kontrollen
• Dokumentationen
• Nachweisen
• Prüfaktivitäten

Dies ist hilfreicher als die Führung einer allgemeinen Compliance-Checkliste für jedes KI-System.

4. Dokumentationsverwaltung

KI-Governance erzeugt eine große Menge an Dokumentation.

Abhängig vom System und den geltenden Anforderungen benötigen Organisationen möglicherweise technische Dokumentationen, Risikobewertungen, Richtlinien, Folgenabschätzungen, Testaufzeichnungen, Genehmigungen, konformitätsbezogene Dokumentationen oder andere Nachweise.

KI-Compliance-Software kann dabei helfen, diese Materialien zu organisieren und mit dem jeweils relevanten KI-System zu verknüpfen.

Einige Lösungen unterstützen auch die automatisierte oder KI-gestützte Erstellung von Dokumenten.

Die menschliche Prüfung bleibt bei regulatorischen und rechtlichen Entscheidungen wichtig.

5. Nachweisverwaltung

Compliance-Aktivitäten benötigen unterstützende Nachweise.

Eine Organisation muss beispielsweise nachweisen können, dass eine Risikobewertung durchgeführt, eine Kontrolle umgesetzt, eine Prüfung vorgenommen oder eine Entscheidung von einer verantwortlichen Person genehmigt wurde.

Ein KI-Compliance-Software-Workflow kann diese Nachweise zentralisieren, anstatt sie über E-Mails, Ordner, Tabellenkalkulationen und Projektmanagement-Tools zu verteilen.

Ein geeigneter Nachweisprozess sollte klar machen:

Welche Anforderung gilt? → Wer ist verantwortlich? → Welche Kontrolle adressiert sie? → Welcher Nachweis unterstützt sie? → Wann wurde sie geprüft?

6. Kontinuierliche Überwachung

KI-Compliance endet nicht mit der Freigabe eines Systems.

Änderungen an Modellen, Anbietern, Zweckbestimmungen, Einsatzszenarien oder regulatorischen Anforderungen können die Compliance-Einordnung beeinflussen.

Eine kontinuierliche Überwachung hilft Organisationen dabei, zu erkennen, wann eine erneute Prüfung erforderlich sein kann.

Dies ist besonders hilfreich für Unternehmen, die mehrere KI-Systeme in verschiedenen Teams verwalten.

KI-Compliance-Software und die EU-KI-Verordnung

Die EU-KI-Verordnung ist einer der wesentlichen Gründe, warum Organisationen nach spezieller KI-Compliance-Software für die EU-KI-Verordnung suchen.

Die Verordnung legt nicht für jedes KI-System und jede Organisation dieselben Pflichten fest.

Die Anforderungen können von Faktoren abhängen wie:

• Der Zweckbestimmung des KI-Systems
• Der Rolle der Organisation
• Der regulatorischen Einstufung des Systems
• Der Art und dem Ort des Einsatzes des Systems
• Der Frage, ob bestimmte Transparenzanforderungen gelten
• Der Frage, ob die Organisation das System entwickelt, anbietet, betreibt, importiert oder vertreibt

Dies macht einen Compliance-Prozess auf Systemebene wichtig.

Ein SaaS-Unternehmen kann beispielsweise eine KI-Funktion für Kunden entwickeln und gleichzeitig intern KI-Dienste von Drittanbietern einsetzen. Die Compliance-Bewertung dieser Systeme kann unterschiedlich ausfallen.

Dedizierte KI-Governance-Software kann Organisationen dabei unterstützen, diese Bewertungen mit einzelnen Systemen zu verknüpfen, anstatt davon auszugehen, dass ein Unternehmen einen einheitlichen KI-Compliance-Status hat.

KI-Compliance-Software und DSGVO

KI-Governance überschneidet sich häufig mit Datenschutzmanagement.

Ein KI-System kann personenbezogene Daten verarbeiten, automatisierte Entscheidungsfindung beinhalten, eine Folgenabschätzung erfordern oder Fragen der Daten-Governance aufwerfen.

Die DSGVO-Compliance und die Compliance nach der EU-KI-Verordnung sind jedoch nicht dasselbe.

Organisationen müssen feststellen, welche Anforderungen sich aus den jeweiligen Regelwerken ergeben und an welchen Stellen die Prozesse ineinandergreifen.

Teams müssen beispielsweise folgende Bereiche koordinieren:

• Daten-Governance
• Risikobewertungen
• Folgenabschätzungen
• Dokumentation
• Rechenschaftspflicht
• Menschliche Aufsicht
• Überwachung
• Prüfprozesse

Eine KI-Compliance-Plattform, die DSGVO- und KI-Verordnungs-Workflows miteinander verbindet, kann doppelte Arbeit reduzieren und gleichzeitig die beiden regulatorischen Rahmenwerke voneinander getrennt halten.

Wichtige Funktionen bei der Auswahl von KI-Compliance-Software

Nicht jede Compliance-Plattform bietet dieselben Funktionen.

Bei der Bewertung eines KI-Compliance-Tools sollten Unternehmen über Dashboards hinaus prüfen, ob die Software den tatsächlichen Compliance-Workflow unterstützt.

Funktion	Was damit verwaltet werden kann
KI-Inventar	KI-Systeme identifizieren und organisieren
Risikoklassifizierung	Regulatorische Einordnung von KI-Systemen bewerten
Pflichten-Zuordnung	Anforderungen mit bestimmten Systemen verbinden
Dokumentation	Compliance-Dokumentation erstellen und verwalten
Nachweisverwaltung	Unterstützende Aufzeichnungen und Genehmigungen organisieren
Kontinuierliche Überwachung	Änderungen und Compliance-Status verfolgen
Audit-Vorbereitung	Lücken identifizieren und Nachweise vorbereiten
Regulatorische Zuordnung	Systeme mit relevanten regulatorischen Anforderungen verbinden
Integrationen	KI-Informationen in den Compliance-Workflow integrieren
Reporting	Teams Transparenz über Status und offene Maßnahmen geben

Welche Lösung am besten geeignet ist, hängt vom KI-Portfolio der Organisation, den regulatorischen Anforderungen, dem bestehenden Technologie-Stack und dem Governance-Modell ab.

KI-Compliance-Software vs. traditionelle GRC-Software

Traditionelle GRC-Software kann für die Verwaltung unternehmensweiter Risiken und Compliance hilfreich sein.

KI-Governance bringt jedoch zusätzliche Anforderungen in Bezug auf KI-Systeme, Modelle, Zweckbestimmungen, Risikoklassifizierungen, technische Dokumentationen, KI-spezifische Kontrollen und Systemänderungen mit sich.

Das bedeutet nicht, dass traditionelle GRC-Tools ungeeignet sind.

Die Frage ist vielmehr, ob die Organisation Folgendes benötigt:

Allgemeines Compliance-Management oder KI-spezifische Compliance-Prozesse.

Für Organisationen mit einem wachsenden KI-Portfolio kann spezielle KI-Governance-Software stärker spezialisierte Workflows für KI-Inventar, Klassifizierung, regulatorische Pflichten, Dokumentation, Nachweise und Überwachung bieten.

Einige Unternehmen können KI-Compliance-Software auch ergänzend zu einer bestehenden GRC-Umgebung einsetzen.

Warum ist KI-Compliance-Software für SaaS-Unternehmen relevant?

SaaS-Unternehmen können KI in verschiedenen Bereichen ihres Geschäfts einsetzen.

KI kann Bestandteil des Produkts sein, interne Prozesse unterstützen, kundenorientierte Funktionen ermöglichen oder über APIs und Modelle von Drittanbietern eingebunden werden.

Dadurch wird Transparenz besonders wichtig.

Ein SaaS-Unternehmen, das KI-Compliance-Software bewertet, sollte folgende Fragen beantworten können:

• Welche KI-Funktionen sind derzeit aktiv?
• Welche Modelle oder APIs von Drittanbietern werden eingesetzt?
• Wer ist für jedes KI-System verantwortlich?
• Was ist die Zweckbestimmung des jeweiligen Systems?
• Welche regulatorische Rolle hat das Unternehmen?
• Welche Anforderungen gelten?
• Welche Dokumentation ist vorhanden?
• Was geschieht, wenn sich eine KI-Funktion ändert?

Die Verbindung von Compliance mit dem Produktentwicklungsprozess kann dazu beitragen, dass Governance-Prüfungen nicht erst nach dem Einsatz eines Systems stattfinden.

Warum ist KI-Compliance-Software für KI-Start-ups relevant?

KI-Start-ups entwickeln sich häufig schnell.

Ein Modell kann von der Entwicklung in die Produktion übergehen, während Dokumentations- und Governance-Prozesse noch aufgebaut werden.

Dedizierte KI-Compliance-Software kann Start-ups dabei unterstützen, einen strukturierten Prozess aufzubauen, ohne jeden Workflow manuell entwickeln zu müssen.

Ein Start-up kann zunächst ein KI-Inventar führen, Verantwortlichkeiten festlegen, die regulatorische Einordnung bewerten, Entscheidungen dokumentieren und Nachweise während der Produktentwicklung aufbewahren.

Der Prozess kann anschließend erweitert werden, wenn das Unternehmen weitere Modelle, Kunden, Märkte und regulatorische Anforderungen hinzufügt.

Wie AnnexOps KI-Compliance-Prozesse unterstützt

AnnexOps ist eine KI-Compliance-Software, die Organisationen bei der Verwaltung von Compliance-Prozessen nach der EU-KI-Verordnung und der DSGVO-bezogenen KI-Governance unterstützt.

Anstatt Compliance als Sammlung voneinander getrennter Dokumente zu behandeln, verbindet AnnexOps KI-Systeme mit Risikoklassifizierung, Pflichten, Dokumentation, Nachweisen, Überwachung und Audit-Vorbereitung.

Der Compliance-Workflow umfasst unter anderem folgende Funktionen:

Erfassung von KI-Systemen

AnnexOps unterstützt Organisationen bei der Erfassung und Verwaltung von KI-Systemen, damit Teams einen strukturierten Überblick über ihr KI-Portfolio behalten können.

Risikoklassifizierungs-Engine

Die AnnexOps Risk Classification Engine unterstützt die KI-Risikoklassifizierung, einschließlich Anwendungsfällen nach Anhang III, mit versionierter Klassifizierungslogik und Informationen zur Prüfung.

Pflichten-Engine

Die AnnexOps Obligation Engine verbindet regulatorische Anforderungen mit den relevanten KI-Systemen und Compliance-Aktivitäten und unterstützt Teams dabei, von der Klassifizierung zu konkreten Compliance-Maßnahmen überzugehen.

Dokumenten-Generator

AnnexOps unterstützt die KI-gestützte Erstellung von Compliance-Dokumentationen, einschließlich technischer Dokumentationen nach Anhang IV, QMS-Dokumentation, DPIAs, Konformitätsbewertungen und EU-Konformitätserklärungen. Das erstellte Material ist für die rechtliche Prüfung vorgesehen.

Evidence Vault

Der AnnexOps Evidence Vault bietet einen zentralen Ort für Compliance-Nachweise, Genehmigungen und Audit-Trails und unterstützt Organisationen dabei, eine nachvollziehbare Aufzeichnung ihrer Compliance-Aktivitäten zu führen.

Kontinuierliche Überwachung

AnnexOps bietet Funktionen zur kontinuierlichen Überwachung, damit Teams den KI-Compliance-Status verfolgen können, wenn sich Systeme und Governance-Informationen ändern.

AI Auditor Engine

Die AnnexOps AI Auditor Engine unterstützt Readiness-Prüfungen und Lückenanalysen in relevanten Pflichtbereichen der EU-KI-Verordnung.

Developer SDK und CI/CD-Integration

Für Entwicklungsteams bietet AnnexOps ein Developer SDK sowie Integrationen in Umgebungen wie GitHub Actions, GitLab CI, SageMaker, Hugging Face und Vertex AI. Dadurch können Compliance-Prüfungen in Entwicklungs- und Bereitstellungs-Workflows integriert werden.

Wie Sie die passende KI-Compliance-Software auswählen

Die passende Software hängt davon ab, welche Anforderungen Ihre Organisation verwalten muss.

Vor der Auswahl einer Lösung sollten Sie diese Bereiche bewerten.

Regulatorische Abdeckung

Prüfen Sie, ob die Software die für Ihre Organisation relevanten Vorschriften unterstützt.

Für europäische Unternehmen können dazu die EU-KI-Verordnung und die DSGVO sowie weitergehende Governance-Anforderungen gehören.

KI-spezifische Workflows

Achten Sie auf Workflows, die für KI-Systeme entwickelt wurden, anstatt auf allgemeine Compliance-Checklisten.

Automatisierung

Prüfen Sie, welche Aktivitäten die Software tatsächlich automatisiert.

Unterstützt sie beispielsweise die Erfassung, Klassifizierung, Dokumentation, Nachweiserfassung, Überwachung oder Berichterstattung?

Nachweise und Auditierbarkeit

Prüfen Sie, ob Entscheidungen, Genehmigungen, Dokumente und Nachweise auf das jeweils relevante KI-System zurückgeführt werden können.

Integrationen

Ihre Compliance-Software sollte nach Möglichkeit in die Systeme integriert werden können, die Ihre Teams bereits verwenden.

Entwicklerintegrationen können besonders für KI-Unternehmen hilfreich sein, die Modelle regelmäßig bereitstellen.

Menschliche Aufsicht

Automatisierung sollte Compliance-Teams unterstützen und nicht die menschliche Verantwortung für wichtige regulatorische Entscheidungen ersetzen.

Die Software sollte es Rechts-, Compliance-, Datenschutz-, Sicherheits- und Technikteams erleichtern, relevante Informationen zu prüfen und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen.

KI-Compliance-Software: Von der Dokumentation zu kontinuierlichen Prozessen

KI-Compliance wird zunehmend zu einer laufenden operativen Verantwortung und nicht nur zu einer Aufgabe zur Sammlung von Dokumenten.

Eine Organisation kann heute über eine Richtlinie verfügen und bereits morgen unvollständige Informationen über ihre KI-Systeme haben.

Ein neues Modell kann eingeführt werden. Ein Anbieter kann seinen Dienst ändern. Ein Produktteam kann eine neue KI-Funktion veröffentlichen. Die Zweckbestimmung eines Systems kann erweitert werden.

Deshalb muss ein sinnvoller KI-Compliance-Prozess mit den Systemen verbunden bleiben, die er verwaltet.

Das grundlegende Betriebsmodell ist klar:

Kennen Sie Ihre KI-Systeme. Verstehen Sie deren regulatorische Einordnung. Ordnen Sie die Anforderungen zu. Legen Sie Verantwortlichkeiten fest. Führen Sie Dokumentationen und Nachweise. Überwachen Sie Änderungen. Führen Sie bei Änderungen des Systems eine erneute Prüfung durch.

KI-Compliance-Software kann dabei helfen, diesen Prozess in einen wiederholbaren Workflow zu überführen.

Fazit

KI-Compliance-Software bietet Organisationen eine strukturierte Möglichkeit, die zunehmenden operativen Anforderungen der KI-Governance zu verwalten.

Der Nutzen besteht nicht lediglich darin, Tabellenkalkulationen durch ein weiteres Dashboard zu ersetzen.

Eine geeignete Lösung sollte die Erfassung von KI-Systemen, Risikoklassifizierung, Pflichtenverwaltung, Dokumentation, Nachweise, Überwachung und Audit-Vorbereitung mit den Systemen verbinden, die eine Organisation tatsächlich einsetzt.

Für Unternehmen, die in Europa tätig sind, wird dies zunehmend relevant, da sich die KI-Regulierung weiterentwickelt und Unternehmen immer mehr KI-Systeme in den produktiven Einsatz überführen.

AnnexOps führt diese Aktivitäten mit KI-Compliance-Software zusammen, die auf Compliance-Prozesse nach der EU-KI-Verordnung und die DSGVO-bezogene KI-Governance ausgerichtet ist. Der Workflow verbindet die Verwaltung von KI-Systemen mit Risikoklassifizierung, Pflichten, Dokumentation, Nachweisen, Überwachung und Audit-Vorbereitung.

Für Organisationen, die KI-Compliance-Software bewerten, lautet die entscheidende Frage nicht einfach, ob ein Tool Automatisierung oder KI-Funktionen bietet.

Die wichtigere Frage lautet:

Kann die Software Ihrem Team dabei helfen zu verstehen, welche KI-Systeme vorhanden sind, welche Anforderungen gelten, was zu tun ist, wer dafür verantwortlich ist und welche Nachweise die entsprechenden Aktivitäten belegen?

Genau hier wird KI-Compliance-Software zu einem Bestandteil des operativen Prozesses und nicht zu einem weiteren Compliance-Archiv.

Autor: Nitin Grover

Nitin Grover ist Strategieberater und Autor im Bereich KI-Compliance mit Schwerpunkt auf der Compliance nach der EU-KI-Verordnung, KI-Governance, Dokumentation nach Anhang IV, KI-Risikomanagement und KI-Compliance-Prozessen für KI-Start-ups, SaaS-Unternehmen und Enterprise-KI-Teams in Europa.